個人情報保護方針

6. MATCHにおけるGoogleユーザーデータの取り扱い

本項は株式会社BreakAI Labsが提供するMATCHに適用されます。

6-1. 取得する情報と利用目的

利用者がGmailとの接続を承認した場合、接続したアカウントのメール本文、経歴書等の添付ファイル、メール・スレッドの識別情報、ラベル等を、利用する機能に応じて取得します。 これらは、案件条件や人材スキルの抽出、マッチ候補と元情報の表示、提案メールの作成、返信の表示、送信状況の管理に利用します。

6-2. Gmailのアクセス権限

読み取り機能は gmail.readonly を使用します。本文や添付ファイルを扱うため、本文を取得できないメタデータのみの権限では機能を提供できません。

下書き・送信機能では別の同意フローで gmail.compose と gmail.metadata を使用します。 Gmail下書きの作成、利用者の明示的な操作による送信、送信状態の確認、二重送信防止のためにメール・スレッドIDやラベルを確認します。

これらの接続処理で、メールの完全削除を可能にする包括的なGmail権限は要求しません。

6-3. AIアシストと外部処理

AI会話・画面支援が有効な構成では、入力した相談内容、直近の会話履歴、案件・人材等の文脈、ページ情報および画面に表示される文字の一部を当社の処理基盤へ送り、OpenAIのAPIで処理する経路があります。表示内容にはGoogleから取得した情報が含まれる場合があります。音声機能では、録音音声の文字起こしと読み上げ対象の文章をOpenAIのAPIで処理する経路があります。これらの機能を無効にした会社専用環境もあり、導入環境によって利用範囲が異なります。

当社は、Googleから取得した情報を、汎用的なAIモデルの学習・改善・開発を目的として利用・提供しません。AI支援に用いる接続先では、モデル改善のためのフィードバック、評価・追加学習データ、API入出力の任意共有を無効にしています。

学習利用の停止とデータの保存は別です。現行の会話支援ではOpenAI Responses APIを利用し、応答の保存を無効にする指定を行っていません。OpenAIの標準条件では応答データが少なくとも30日間保存される場合があります。不正利用監視のログは原則最大30日間保持され、法令上の要請や安全上必要な場合には例外があります。適用される機能や設定によって保持条件が異なり、データの即時削除や保存なしを保証するものではありません。

詳細は OpenAIのAPIデータ取扱方針をご確認ください。

6-4. 保存と保護

サービスの表示、検索、経歴書閲覧、返信管理、障害復旧のため、取得した情報や処理結果の一部を、当社が管理するサーバー、データベース、ファイル領域およびバックアップに保存します。

アクセス制御、認証、会社ごとのアクセス権確認、暗号化した遠隔バックアップ等の対策を講じます。

6-5. Google接続の解除と削除

利用者はGoogleアカウントの接続管理画面から、アプリに付与したアクセスを取り消すことができます。 接続権限の取り消しと、MATCH側に保存されたデータの削除は別の処理です。

MATCHの保存データは契約中、サービス提供と障害復旧のため保持します。削除を希望する場合は、登録会社の管理者から info@breakai-labs.co.jp または当社のお問い合わせフォームへご連絡ください。会社・対象アカウント・削除対象を確認し、ご本人または正当な管理者であることを確認した上で運用担当者が対応します。認証情報やメール本文を依頼メールに添付する必要はありません。

契約終了後30日間はデータ返却依頼を受け付け、その後に当社管理下の対象データを削除します。契約中の削除依頼は、利用機能への影響と返却の要否を確認して対応します。即時の自動削除ではありません。法令上の保存義務がある取引記録は、対象と保存理由を分けて管理します。

削除対象には、対象会社のデータベース、添付ファイル、検索用データ、処理結果および管理対象のバックアップを含めます。他社データを含む保管領域では対象を分離して扱います。新しい会社専用バックアップは14世代を保持しますが、14日以内の完全削除を保証するものではありません。通常の世代更新だけに依存せず、旧保管先を含む削除対象を確認し、残存・削除完了を記録します。削除前のバックアップを復元する場合は、削除依頼記録を照合し、対象データを再削除してから利用を再開します。

外部処理事業者の保持については6-3の条件が適用されます。依頼受付時に、当社管理下の削除範囲、外部処理分の保持条件および対応状況をご案内します。

6-6. Google APIのLimited Use方針

MATCHによるGoogle APIから受信した情報の利用および他のアプリへの転送は、Limited Useの要件を含むGoogle API Services User Data Policyに準拠します。Google Workspace APIのユーザーデータは、汎用的なAI・機械学習モデルの開発、改善または学習に使用しません。

Googleから取得した情報の利用・転送は、利用者向け機能の提供・改善に必要な範囲に限定します。利用者が指定した提案先へのメール送信、必要な処理委託、法令上の要請など、同方針で認められる範囲を除いて第三者へ転送しません。広告配信、データの販売、信用判断には利用しません。担当者による内容の閲覧は、利用者の同意に基づくサポート、安全確保、法令対応など同方針が認める場合に限定します。